Clínicas e consultórios

Criar a recepção e conectar a agenda

Crie um agent com o perfil Recepção e agendamento. Em O que a pessoa está marcando, escreva “consulta” (ou “avaliação”, “retorno” — o que fizer sentido). Conecte a agenda do profissional e defina a janela: dias, horário, duração de cada atendimento e antecedência mínima.

Ele mostra só os horários realmente livres, marca quando a pessoa confirma, e cancela e remarca no mesmo fluxo quando ela pede outro horário — sem inventar disponibilidade.

A confirmação e o lembrete

A confirmação e a remarcação já acontecem dentro da própria conversa de agendamento — a pessoa escreve, o compromisso muda na hora. Para o lembrete de véspera (“sua consulta é amanhã às 14h”), use uma rotina do agent: ela dispara na hora marcada, sem ninguém precisar pedir naquele momento — o mesmo mecanismo já usado para avisos recorrentes na plataforma.

A regra que nunca muda: sem aconselhamento clínico

Em Regras da empresa, escreva a linha que vale para todo agent da clínica:

Nunca dar orientação de saúde, diagnóstico ou conselho sobre tratamento — nem se insistirem.
Qualquer dúvida sobre sintoma, exame ou medicação é encaminhada para uma pessoa da equipe.

E no campo Quando chamar alguém do seu time (presente nos dois perfis), escreva “qualquer pergunta sobre sintoma, diagnóstico, exame ou medicação” — assim tanto a recepção quanto o atendente de dúvidas param de conduzir e encaminham no mesmo instante em que a conversa sai de agendamento para saúde.

Privacidade do paciente

A plataforma já trata isso por padrão: dado de saúde, biometria e documento não viram campo estruturado nem “fato lembrado” sobre o paciente, mesmo que ele escreva isso na conversa — veja Dados do cliente e privacidade. Do seu lado, configure os agents para pedir o mínimo: nome e o que está marcando, nada além.

Quando um paciente pede para ser esquecido (direito da LGPD, Art. 18), um único comando apaga as mensagens, o estado da conversa e os agendamentos dele em todos os seus agents — o mesmo guia explica o passo a passo. Se preferir um fluxo dedicado para receber esses pedidos, existe também o perfil Pedidos do titular (LGPD).

Aprovação do dono para encaixe e desconto

Encaixar fora da agenda, dar desconto num procedimento — isso passa por você. Na tela do agent, em Limites, ligue Dar desconto e/ou Abrir exceção à regra: o pedido chega no seu WhatsApp ou Telegram com o motivo, e o agent só confirma com o paciente depois do seu SIM. Passo a passo em Aguardando o seu sim.

Testar antes de ligar para os pacientes de verdade

Antes de anunciar o número novo, ligue o Canal silencioso no agent: ele continua respondendo e marcando de teste, mas nenhuma mensagem sai para ninguém. Desligue quando estiver pronto para atender de verdade. Veja Capacidades do agent e quem pode falar com ele.

Acompanhar faltas e confirmações

Em Metas dos agents, crie uma meta de Taxa de um desfecho com o desfecho “confirmou” (para acompanhar confirmações) ou “faltou” (com o limite para baixo que você quer não ultrapassar) — é o placar de faltas reduzidas que você quer ver.